Übergangsfrist für Arbeitgeber endet am 31.12.2026
Ab dem 1. Januar 2027 wird die elektronische Führung von Entgeltunterlagen zur Pflicht für alle Arbeitgeber. Hier erfahrt ihr, was sich ändert, was ihr jetzt tun müsst und wie die richtige Software dabei unterstützt.
Ab 2027 sind Entgeltunterlagen zwingend elektronisch zu führen. Was auf Papier ankommt, wird digitalisiert und gehört an denselben Ort wie der Rest.
Es reicht nicht, dass die Dokumente "irgendwo" existieren. Sie müssen den Prüfern bei Bedarf unverzüglich zur Verfügung gestellt werden – klar einer Person und einem Sachverhalt zugeordnet sein.
Jede Zahlung muss sich aus den gespeicherten Dokumenten klar nachvollziehen lassen – über Zusätze, Änderungsverträge und Nachweise hinweg.
§ 8 Abs. 2 BVV umfasst deutlich mehr als die Gehaltsabrechnung: etwa den Nachweis der Arbeitsbedingungen, Arbeitszeitaufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz oder den Nachweis der Elterneigenschaft.
Auch wenn Steuerberatung oder Lohnbüro abrechnen, bleibt der Arbeitgeber für vollständige Entgeltunterlagen verantwortlich. Viele davon entstehen in HR.
„Ab 2027 gibt es keine Übergangsfrist und keine Ausnahmen mehr. Wer HR-Prozesse und Verträge jetzt nicht digital und prüfungsfest aufstellt, bekommt spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung ein Problem. Entscheidend ist die Schnittstelle zwischen HR und Lohnabrechnung.“
Rückwirkend digitalisieren müsst ihr nicht. Neue Unterlagen sollten ab Januar jedoch vollständig elektronisch vorliegen und klar einem Beschäftigten zugeordnet sein, sodass sie bei einer Prüfung sofort auffindbar und vorzeigbar sind.
Gleicht den Katalog aus § 8 Abs. 2 BVV mit euren Beschäftigtengruppen ab: Minijobs, Werkstudierende, Beschäftigte aus Drittstaaten, Pflegezeit.
Legt fest, wer eingehende Papierdokumente in ein elektronisches Format überführt und wo sie abgelegt werden.
Verknüpft alle Unterlagen einer Person über ein gemeinsames Merkmal, zum Beispiel die Personalnummer (§ 8 Abs. 1 Satz 2 BVV). Am einfachsten mit einer Akte pro Person.
Klärt mit Steuerberatung oder Lohnbüro, welche Unterlagen aus der Abrechnung kommen und welche HR beisteuert.
Fünf Fragen, zwei Minuten. Ihr seht sofort, wo eure Schwachstellen liegen, und bekommt eine persönliche To-do-Liste für die Umstellung.
Check startenEin Datensatz je Beschäftigtem, in dem Stammdaten und Dokumente zusammenlaufen.
Mehr erfahren →Verträge und Erklärungen elektronisch erstellen, unterschreiben lassen und der richtigen Person zuordnen.
Mehr erfahren →Arbeitszeiten laufend digital erfassen, statt sie am Monatsende nachzutragen.
Mehr erfahren →Stammdaten, Gehälter, Arbeitszeiten und Abwesenheiten an DATEV übergeben.
Mehr erfahren →Nein. Eine rückwirkende Digitalisierung für Zeiträume vor Beginn der Pflicht ist nicht erforderlich.
Ja. Jede Befreiung nach § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV endet am 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die elektronische Führung auch für euch.
Nein. Die Verantwortung für vollständige Entgeltunterlagen bleibt beim Arbeitgeber. Viele begleitende Unterlagen entstehen ohnehin in HR und nicht in der Abrechnung.
Die Deutsche Rentenversicherung prüft mindestens alle vier Jahre und schaut dabei auf zurückliegende Zeiträume. Für Prüfungszeiträume ab 2027 zählt die elektronische Form.
Wer Entgeltunterlagen nicht ordnungsgemäß führt oder aufbewahrt, handelt ordnungswidrig. Das kann mit einem Bußgeld von bis zu 50.000 Euro geahndet werden (§§ 28f, 111 SGB IV).
Art und Umfang der elektronischen Führung regeln die Gemeinsamen Grundsätze der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung nach § 9a BVV. Stimmt die Details mit eurer Steuerberatung ab.
Wir zeigen euch an euren eigenen Prozessen, wie Personalakte, Dokumente und DATEV-Übergabe in Leapsome zusammenspielen.